De 7 meest voorkomende onderhandeltrucs die inkopers gebruiken

Er is een trend gaande genaamd ‘risk aversion’; bedrijven willen bij het wisselen van leverancier steeds minder risico nemen. Het aantal onderhandelingen dat eindigt in een ‘no-deal’ neemt elk jaar toe.
Inkopers en het vak ‘procurement’ zijn daarom voor bedrijven steeds belangrijker geworden, maar ze vormen voor leveranciers een steeds lastiger te nemen hindernis.

Vraag je dan ook aan leveranciers wat ze van inkopers vinden dan komen antwoorden als: ‘ze kijken enkel naar prijs en knijpen je uit’, ‘voegt niets toe, je moet er alleen nog even langs’ of ‘het moet volgens hun voorwaarden, er valt niet mee te onderhandelen’. 

Inkoopstrategieën

Wat de meeste leveranciers zich niet goed realiseren is dat inkoopafdelingen ook targets hebben en strategieën hanteren om hun targets te halen en risico’s goed te managen.
Iedere leverancier is overtuigd dat zijn of haar organisatie en producten/diensten zeer waardevol zijn.
De vraag is in hoeverre inkoop er ook zo over denkt.

Laten we eens kijken naar de zogenaamde inkoopmatrix van Kraljic die in 1983 werd gepubliceerd.
De matrix wordt nog steeds door inkoop gehanteerd om leveranciers te ‘plotten’ en de inkoopstrategie te bepalen. Op de ene as zet men het toeleveringsrisico wat onder andere bepaald wordt door het aantal vergelijkbare leveranciers voor een bepaald product/dienst maar ook door eventuele schaarste op de markt .
En op de andere as staat het belang. Heeft het product of de dienst direct invloed op ons primaire proces? En wat zijn de financiële risico’s als het misgaat?

Zo kom je op de onderstaande vier kwalificaties. 

Je kunt je voorstellen dat als je kantoorartikelen levert, je onderhandelpositie er iets anders uitziet dan als je een schaarse grondstof levert voor een cruciaal productieproces bij Shell.

Omgangsregels
Los van je positie gelden er drie belangrijke regels in de omgang met inkopers.
Ga ten eerste inkoop nooit uit de weg. Probeer ze zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken en onderhandel niet met iemand binnen de decision making unit (DMU) voordat je met inkoop hebt gesproken (anders moet je 2x water bij de wijn doen).
Kijk vervolgens of je hun doelstellingen en inkoopproces kunt achterhalen zodat je jouw product of dienst kunt vertalen naar meerwaarde voor inkoop.
En: wees goed voorbereid. Heb je alle stakeholders gesproken, gezorgd dat je support hebt bij de klant? Heb je de meerwaardepropositie voor inkoop goed geformuleerd? En concreet in kaart gebracht wat je ondergrens is en waarover je kunt onderhandelen?

Onderhandeltactieken
Er zijn vele boeken geschreven over onderhandelen dus aan theorie geen gebrek. Hieronder beschrijven we de meest voorkomende onderhandeltactieken die inkopers toepassen, en hoe je je hiertegen kunt wapenen. Houd er rekening mee dat als je in de categorie ‘hefboom producten’ valt, je het vuur na aan de schenen gelegd zal worden’. Het belang voor inkoop is groot maar je bent relatief makkelijk vervangbaar.     

1.Een ‘worst voorhouden’

Iemand ‘een worst voorhouden’ betekent iemand een voordeeltje in het vooruitzicht stellen, met als doel hem te bewegen ergens mee akkoord te gaan. De ‘worst’ die inkoop kan voorhouden is grote afnames, langdurige samenwerking en ‘meer in het verschiet’. Wat ze ervoor terugvragen is uiteraard een scherpe prijs of goede inkoopvoorwaarden.

Een variant is ‘de salamitechniek’, naar men zegt heet deze zo omdat de Italianen hier goed in zijn.
Hierbij wordt in het prille begin een salamiworst voorgehouden, maar naarmate de onderhandeling verder komt wordt er steeds ‘een plakje’ afgesneden. De volumes worden kleiner, de uren minder of de scope van het project kleiner. Het is voor de leverancier heel moeilijk om een eerder genoemd (gunstig) tarief later weer te verhogen.

Je kunt je tegen deze tactiek wapenen door het ‘voor iets hoort iets’ principe toe te passen.
Blijkt het volume toch lager te zijn dan vraag je bijvoorbeeld een langere contractduur terug.
Wat ook goed werkt is in de aanbieding reeds ‘staffelen’. Bijvoorbeeld hoger volume is lagere prijs. Realiseer je wel dat de lagere genoemde prijs de inkoper juist kan triggeren om te onderhandelen.
 

  1. Chunking

De ‘chunkingtactiek’ is het tegenovergestelde van ‘de worst voorhouden’. Men begint juist met een relatief kleine initiële opdracht en daarna wordt er telkens een wens aan toegevoegd.
Kunnen jullie ook X aanpassen? Zouden jullie Y willen uitzoeken?
Omdat het kleine stukjes zijn voelt het ‘flauw’ om er geld voor te vragen, zeker als het een nieuwe klant betreft en je de relatie niet op het spel wilt zetten.
Een goede counterstrategie is datgene wat de klant van je vraagt te vertalen naar de normale waarde in uren of geld en dit te benoemen. Dus: ‘u vraagt nu van mij X. Normaliter rekenen we klanten daar Y voor, maar voor u  wil ik daar wel een keer een uitzondering op maken’. Ook als iemand anders bij de klant komt met een wens; vertaal het naar geld en leg het schriftelijk vast.
Zo kun je bij de 3e vraag bijvoorbeeld naar inkoop toestappen en zeggen: ‘Kijk , we zijn u nu 2 x tegemoet gekomen door zonder kosten X en Y te doen. Nu u Z vraagt gaan wij het volgende tarief rekenen’.

  1. Good cop/bad cop

    Dit is een klassieker die de meeste mensen wel kennen, maar die moeilijk te weerstaan is als je ermee geconfronteerd wordt. De ‘bad cop’ roept: ik wil 30% korting, jij stapt verontwaardigd naar de ‘good cop’ die vervolgens zegt dat hij wel ‘even met de ander gaat praten’ en het voor 15% erdoorheen gedrukt krijgt. Wel jammer als je ondergrens 10% korting was…

    Tegen deze klassieker kun je wapenen door je ‘non-negotiables’ goed voor te bereiden. Waarover valt niet te onderhandelen en wat is je ondergrens?
    Wat je ook kunt doen is ‘de autoriteitskaart spelen’: ik mag niet zover gaan van mijn manager. Zoals je in de volgende tactiek zult lezen spelen inkopers deze kaart ook. Het risico wat je moet inschatten is dat je jezelf enigszins buiten spel zet omdat men dan met de manager verder wil onderhandelen…

     4.Autoriteit 

Hierbij verschuilt je contactpersoon zich achter zijn of haar manager of een argument als ‘de organisatie als geheel moet 10% besparen’. Wat je in een dergelijk geval kunt stellen is dat je de manager moet spreken voordat je toezeggingen kunt doen. Eenmaal met de manager aan tafel is het zaak te onderzoeken wat er werkelijk gaande is. Om je contactpersoon niet het gevoel te geven gepasseerd te worden kun je afspreken dat jij ook je manager meeneemt naar de meeting. Op het moment dat de klant ‘de boot afhoudt’ is de kans groot dat er gebluft wordt. Laten we daar eens op inzoomen.

5.Bluf

Als een inkoper weinig informatie geeft en je vragen ontwijkt is de kans groot dat hij bluft.
Vaak creëert de inkoper in deze situatie onzekerheid; hij laat niets los over ‘waar je staat’ ten opzichte van de concurrentie, wie het zijn of waar hij zijn lagere prijs op baseert. 
Je kunt niet meer doen dan doorvragen. Als je erachter komt dat de inkoper jouw product of dienst niet op de juiste manier vergelijkt met de concurrent, dan is het uiteraard belangrijk deze verschillen duidelijk te maken en te vertalen naar meerwaarde voor de afdeling inkoop.
Voorkomen is beter dan genezen. Zorg ervoor dat je helder hebt welke aspecten van je product of dienst je in het gesprek met inkoop wilt benadrukken. Hierdoor neemt de kans toe dat inkoop deze aspecten  als belangrijk gaat ervaren. Je kunt inkoop niet kwalijk nemen dat men gefocussed is op kosten. Aan jou de taak om duidelijk te maken hoe jouw oplossing hen daarbij helpt. 

6. Relatie

De doorgewinterde inkoper zal je altijd het gevoel geven dat je zijn ‘partner in business’ bent.
Simpelweg omdat partners elkaar betere prijzen geven. Het is fijn om te horen, maar je moet realistisch blijven. Als jij valt in het eerder genoemde kwadrant van hefboomproducten dan ben je makkelijk vervangbaar en zal men dat ook doen als ‘puntje bij paaltje’ komt. Als een leverancier echt een goede relatie heeft met de kopende partij dan kan die goede relatie een prijsverschil van 10-20% compenseren. Stel dat een product in de buurtwinkel of bij die leuke verkoper 30% duurder is dan bij een webshop.
De meeste mensen zullen ondanks de relatie dan toch kiezen voor de goedkopere variant. De kracht van de relatie is dus wel degelijk begrensd.

Als inkoop ‘de relatiekaart speelt’ en stelt dat jullie al zolang zaken doen, elkaar goed kennen, dan is het goed om ook zelf die relatiekaart te spelen en de goede relatie te benadrukken. Als je de klant in dit ene geval tegemoet wil komen benadruk dan dat het een uitzondering is om herhaling te voorkomen.
Mocht je het niet willen dan is het verstandig eerst jouw belangen te benadrukken en vervolgens op zoek te gaan naar een oplossing waar je beiden als blij van wordt. Laten we alle opties eens bekijken aan de hand van een model.

Win-win
De theorie van ‘win-win’ werd uitvoerig beschreven in de wereldwijde bestseller ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey. Het model dat hij hierin hanteert is in 1974 reeds geïntroduceerd door Kenneth W. Thomas en Ralph H. Kilmann als het Conflict Mode Instrument. Later is het in de volksmond het Kilmann model gaan heten.

De theorie van win-win is aan de hand van een eenvoudig voorbeeld uit te leggen.
Stel: er is 1 sinaasappel en jij en ik willen beiden een sinaasappel. Optie 1 is dat ik hem krijg en jij met lege handen staat. Optie 2 is andersom. Jij wint. Het kan ook zijn dat we er niet uitkomen; optie 3.
Optie 4 is die van het compromis, waar we in Nederland zo goed in zijn. We ‘doen beiden water bij de wijn’ en snijden de sinaasappel doormidden. Jij de helft, ik de helft. Het compromis speelt zich dus af op de as ‘eigen belang – belang van de ander’ waarbij we ‘handjeklap’ tot een overeenkomst komen.
Feit blijft dat het compromis altijd voor beide onderhandelpartijen ‘inleveren’ betekent.
Optie 5 echter, de win-win situatie, gaat verder. Om überhaupt in een win-win terecht te kunnen komen zullen we eerst de wederzijdse belangen moeten ontdekken. Waarom willen de partijen eigenlijk een sinaasappel?
Als dan blijkt dat de een jus d’orange wil en de ander de schil nodig heeft voor een taart dan ontstaat er de mogelijkheid om een win-win te creëren. Jij de schil en daarna pers ik hem uit.
De win-win is dus vaak een ‘out of the box’ oplossing waar je in eerste instantie niet aan denkt.
Het vraagt om vertrouwen en creativiteit. 

Denk als een inkoper
Terug naar de inkoper. Deze wil de beste deal en daarom is het cruciaal dat je zoals eerder genoemd begrijpt wat zijn drijfveren en doelen zijn. Kosten besparen, leveranciers reduceren, risico’s vermijden of tijd besparen door een efficiënter inkoopproces?
Nog een laatste tip: inkopers onderhandelen meestal in ‘reversed order’. Men onderhandelt met partij 1 om de resultaten te gebruiken bij partij 2 om vervolgens de beste deal te krijgen bij nummer 3.
Daarom is het ook altijd goed om als laatste partij te pitchen of aan tafel te komen. Ook door het feit dat mensen zich de laatste performance het best herinneren nemen je kansen alleen maar toe!

Veel succes met onderhandelen!

Ron
M 06 282 43 120